Электронная отчетность, Электронный документооборот

Опубликовал... Патрик 14.11.2018 0 Комментарий(ев) Новинки,

С 2014 года в России введена электронная отчетность, которая подразумевает под собой, что все налоговые и бухгалтерские, а также другие отчетности компаний в контролирующие органы – не в бумажном варианте, а в электронном виде, по сети интернет.

Сдача электронной отчетности облегчает работу бухгалтерского звена, не требует личного присутствия при сдаче отчетов в контролирующих органах. Передача данных в зашифрованном виде по электронным каналам абсолютно безопасна, т.е. утечка или утеря информации не возможна.

Если расшифровывать сам термин «документооборот», то получим дословно – движение документов. Движение документов между или внутри организации, из подразделения в подразделение, распечатывая кучу бумаг (счет-фактур, транспортных накладных, сопроводительных документов).

В век интернет технологий, бумажный документооборот сменил электронный, с 2011 года Министерство Финансов РФ разрешило использование счетов-фактур в электронном виде с использованием квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Разбирая термин «электронный документооборот» - то, это тоже движение документов, но только вот бумага утрачивает здесь свою потребность, потому как все сформированные документы в программах могут быть переданы через электронные каналы по сети интернет, посредством электронной почты. При использовании ЭЦП электронный документ становится защищенным в процессе обмена, она же обеспечивает и юридическую значимость пересылаемых электронных документов.

На сегодняшний день существуют системы организации электронного документооборота (СЭД). Эти системы представляют собой программное обеспечение, которое устанавливается на персональный компьютер. Такая система не только позволяет совершать обмен документами, но и контактировать с контрагентами в режиме онлайн.

Такого рода системы применяются как в крупных и государственных организациях, так и в среднем, малом бизнесе.

Преимущества СЭД

- Экономия денежных средств (не требуется печатать кучу бумаг, использовать канцелярские принадлежности, а также транспорт и почтовые услуги);

- Контролировать исполнительность (СЭД позволяет осуществлять контроль над сотрудниками в онлайн режиме, корректировать их выполнение поставленных задач);

- Получение обратной связи (информационные, благодарственные письма, жалобы и претензии поступают в общую систему для ответственных лиц, исключается утеря таких писем);

- Экономия времени (ускоряются процессы заключения сделок, подписания договоров, счетов-фактур и актов, не требующего покидания офиса);

- Надежность (при передаче документов через сеть, обеспечивается защита информации системой, т.е. документ не передается в третьи руки. Вы сами устанавливаете права пользователя);

- Мобильность (обмениваться документами в системе можно 24 часа в сутки, вне зависимости от Вашего местонахождения);

- Порядок в электронной корреспонденции. Удобство в сортировке и поиске того или иного документа;

- Актуальность (в СЭД можно настроить осведомление автора о получении письма, заверить документ подписью с отметкой о прочтении. Отправитель всегда находится в курсе актуальных событий).

Оставить Комментарий